SISTEM ADMINISTRASI GUGUSDEPAN
Administrasi
Gugusdepan adalah semua perencanaan,
kegiatan, dan tata cara tulis menulis dalam lingkungan Gugusdepan Gerakan
Pramuka yang dilakukan secara teratur dan terarah untuk mencapai suatu tujuan
dan tugas pokok Gugusdepan Gerakan Pramuka.
Ø Sistem
penomoran surat pengurus dewan
01 /
A / 21.19.10-073-10-074 / MURAC / XII
/ 2013
A B C
D E F G H
I
Keterangan :
A :
Nomor Surat
B :
Kode Jenis Surat
C :
Kode Kwartir Daerah Sulawesi Selatan
D :
Kode Kwartir Cabang Makassar
E :
(10 Kode Kwartir Ranting), Nomor Gudep Putra
F :
(10 Kode Kwartir Ranting), Nomor Gudep Putri
G :
Nama Kegiatan
H :
Bulan Pembuatan Surat (ditulis dengan angka romawi)
I :
Tahun Pembuatan Surat
Ø Kode Jenis
Surat :
Kode A :
Surat Biasa
Kode B :
Surat Keuangan
Kode C :
Surat Rekomendasi, SK, Mandat, dan Sertifikat
Kode Ist : Surat
Istimewa
Ø Sarana
Surat Menyurat:
1.
Kertas yang digunakan F4 maksimal 70 gram
2.
Penggunaan kertas F4 di atas 70 gram atau jenis
lainnya, hanya terbatas untuk jenis naskah yang mempunyai nilai keasaman
tertentu dan nilai kegunaan dalam waktu yang lama.
3.
Pengetikan sarana administrasi menggunakan bentuk
huruf :
a)
Times New Roman 12
b)
Spasi 1,5
4.
Kop Surat
a)
Kertas dengan kop surat nama Gugusdepan hanya
digunakan untuk surat yang ditandatangani oleh ketua Gugusdepan yang
bersangkutan atau pejabat lain yang ditunjuk oleh ketua Gugusdepan.
b)
Kop Surat Gugusdepan menggunakan lambang/logo Gerakan
Pramuka yang diletakkan disudut kiri atas dan lambang/logo WOSM yang dilakukan
disudut kanan atas dilihat dari pandangan pembaca, nama gugusdepan ditulis
diantara dua lambang//logo tersebut.
c)
Perbandingan ukuran lambang/logo dan huruf yang
digunakan hendaknya serasi sesuai dengan ukuran kertas.
d)
Nama gugusdepan menggunakan jenis huruf arial black
ukuran 18
e)
Alamat gugusdepan menggunakan jenis huruf arial ukuran
11
f)
Antara kop surat dengan tempat pembuatan dan tanggal
pembuatan surat dan nomor surat dipisahkan oleh 2 garis.
Ø Susunan
surat :
1.
Kepala
a)
Kop gugusdepan
b)
Tempat dan tanggal pembuatan surat di sebelah kanan
atas.
c)
Nomor, klasifikasi, lampiran, dan perihal di sebelah
kiri atas.
d)
Kepada (alamat yang dituju).
2.
Isi
a)
Alinea pembuka
b)
Isi
c)
Alinea penutup
3.
Penutup
a)
Nama jabatan
b)
Tandatangan pejabat
c)
Nama lengkap
d)
Nomor Tanda Anggota (NTA)
e)
Stempel Gugusdepan (digunakan seesuai dengan
keperluan)
4.
Tembusan memuat nama jabatan penerima (bila
diperlukan), ditulis dibawah penutup.
5.
Hal yang perlu diperhatikan
a)
Kop surat hanya digunakan pada halaman pertama
b)
Penandatanganan “atas nama (a.n) hanya dilakukan sesuai dengan pelimpahan wewenang yang
diberikan oleh pejabat yang berwenang, pejabat pemberi wewenang diberi
tembusan.
c)
Jika surat disertai lampiran, pada kolom lampiran
disebutkan jumlah helai
d)
Perihal, berisi pokok surat sesingkat mungkin ditulis
dengan huruf awal kapital tanpa diakhiri tanda baca.
Ø Kesekretariatan
1.
Setiap hari Pengurus wajib datang ke sanggar, minimal
1 orang pengurus sebagai perwakilan.
2.
Pengurus dan anggota Wajib makan siang di sanggar,
setiap hari.
3.
Selain dari pengurus dewan, dilarang keras duduk di
kursi pengurus demi keamanan berkas-berkas racana.
4.
Jam kantor racana pukul 08.00-17.30 WITA Setiap hari
kecuali hari libur tertentu.
5.
Semua anggota wajin memilki Kartu tanda anggota.
6.
Semua barang (Inventaris racana) apabila mau dipinjam,
harus sepengetahuan koord. Perlengkapan lewat kontrol langsung pengurus dewan
0 komentar:
Posting Komentar